Uma passagem de responsabilidade torna-se concreta quando chega o primeiro pedido que já não cabe. A pessoa explica a nova prioridade, mas o interlocutor insiste que sempre recebeu aquele apoio. A forma como a organização responde mostra se houve uma redistribuição real ou apenas um anúncio. Não basta pedir ao novo responsável que aprenda a dizer não se os restantes continuam a receber autorização para ignorar a mudança. [S1]
Num exemplo hipotético, alguém passa a acompanhar uma equipa e entrega parte das suas tarefas especializadas. Dias depois, outro departamento pede que resolva pessoalmente um assunto semelhante aos anteriores. Pode existir uma necessidade legítima de ajuda. Ainda assim, convém decidir quem trata o pedido e o que terá de esperar se a pessoa regressar temporariamente à função anterior.
A liderança pode reconhecer o pedido, indicar o novo percurso e apoiar a prioridade que tinha estabelecido. Se aceitar uma exceção, deve tornar claro o seu alcance e o efeito sobre o trabalho novo. Assim, a organização aprende como utilizar a nova distribuição. Sem esse cuidado, cada recusa passa a ser uma negociação pessoal e a pessoa escolhida para assumir responsabilidade pode ficar identificada como difícil precisamente por tentar cumprir a decisão que lhe foi comunicada.