Encaminhar um pedido pode ser a resposta adequada quando a decisão pertence a outra entidade. Mas o encaminhamento precisa de descrever uma passagem real: que informação será utilizada, quem deve iniciar o contacto e qual a responsabilidade que muda de lugar. Indicar apenas outro serviço pode deixar o destinatário com a mesma incerteza e um novo endereço. [S1]
Imagine-se um projeto hipotético que depende de informação técnica disponível noutro organismo. A pessoa deve saber se precisa de apresentar um novo pedido ou se existe uma articulação prevista entre serviços. Essa explicação não permite antecipar o resultado da análise. Permite distinguir uma dependência identificada de uma tarefa que ninguém assumiu. Também ajuda a perceber se está a ser pedida novamente informação que já tinha sido entregue ou se existe um elemento diferente que ainda falta.
Uma revisão prática pode acompanhar o percurso de um pedido desde a primeira resposta até ao contacto seguinte. O objetivo é verificar se as instruções se relacionam e se os contactos indicados continuam utilizáveis. Se o percurso não estiver claro, convém esclarecer o limite da informação disponível. Um encaminhamento não deve transformar-se numa promessa de solução, mas pode evitar que a pessoa seja responsável por adivinhar a organização que deveria ajudá-la a compreender o caminho.