Uma equipa considera que enviou toda a informação disponível. A outra devolve o pedido por o entender incompleto. Antes de atribuir o desencontro à falta de colaboração, vale a pena examinar o que cada parte considera necessário para começar a trabalhar.
Na análise de Lucas Atanazio, empresário e fundador da ATNZO, os critérios de uma passagem devem ser compreensíveis e executáveis. Podem distinguir a informação indispensável, o elemento que pode seguir identificado como pendente e a pessoa que decide perante uma exceção.
Num exemplo construído, um pedido depende de um dado que a primeira equipa não consegue obter. Acrescentar esse dado a uma lista obrigatória não resolve a dependência. É preciso definir como a informação será procurada e o que pode acontecer enquanto ela não chega.
O critério também deve tornar visível a responsabilidade de quem recebe. Qual resposta oferece? Como comunica uma dificuldade? Que condição permite devolver a tarefa? As obrigações podem ser diferentes, mas precisam de poder ser examinadas dos dois lados.
Um primeiro acordo pode ser testado e revisto com exemplos concretos. Ajustá-lo não exige declarar uma parte vencedora. Permite compreender melhor a tarefa e reduzir o esforço que antes era absorvido por uma discussão repetida sobre as intenções das pessoas.