Uma reunião pode terminar de forma cordial e deixar interpretações diferentes sobre o que ficou combinado. Uma pessoa entende que será preparada uma proposta. Outra imagina que ainda é necessário esclarecer a necessidade. Se a diferença não aparecer na conversa, o trabalho seguinte pode começar sobre expectativas incompatíveis.
Num exemplo hipotético de aproximação a um novo mercado, uma equipa apresenta um serviço e recebe disponibilidade para continuar o diálogo. Antes de anunciar um avanço, procura confirmar o que essa disponibilidade significa. Que informação seria útil receber? Quem a vai apreciar? Que pergunta precisa de resposta para que a conversa possa prosseguir?
O registo do encontro deve preservar essa diferença entre interesse e compromisso. Não precisa de transformar a relação numa sequência rígida de formalidades. Precisa de permitir que as pessoas reconheçam o que foi pedido e o que aceitaram fazer. Uma condição ainda em discussão não deve aparecer no registo como decisão concluída.
A confirmação pode também revelar que o próximo passo inicialmente imaginado não é o mais útil. Talvez seja necessário ouvir outra pessoa ou esclarecer uma limitação antes de preparar uma apresentação extensa. Ajustar o percurso nessa altura evita construir trabalho sobre um entendimento que nunca existiu. A reunião ganha valor quando deixa uma continuidade que os participantes conseguem explicar de modo compatível. [S1]
Lucas Atanazio é empresário e fundador da ATNZO.