A palavra urgente não basta para decidir quem utiliza um recurso comum. Duas entidades podem apresentar necessidades legítimas e incompatíveis, cada uma com consequências próprias. Se a prioridade depender da insistência ou da proximidade de um contacto, a partilha torna-se difícil de compreender. A exceção deve poder ser explicada também a quem vê a sua utilização adiada. [S1]
Num exemplo hipotético, uma sala partilhada tem uma reserva confirmada e recebe um pedido extraordinário. Antes de alterar o calendário, interessa compreender a necessidade, o efeito sobre o compromisso existente e as alternativas disponíveis. Pode haver outra sala, outro horário ou uma forma de reorganizar a atividade. Nenhuma dessas possibilidades deve ser presumida sem ouvir quem suportará a mudança.
O acordo pode indicar quem tem competência para decidir e quais os motivos relevantes para uma prioridade excecional. Isso não elimina a ponderação do caso; oferece uma referência para a realizar. A decisão deve comunicar o motivo e o tratamento dado ao compromisso anterior, sem divulgar informação pessoal desnecessária. Depois, vale a pena rever se a exceção revela um problema recorrente de capacidade. Se a mesma urgência ocupa continuamente o recurso, talvez já não seja exceção e precise de entrar no desenho normal da partilha.